Е-нотаріат в Україні: як цифровізація змінює нотаріальні послуги

Нотаріальні послуги – традиційно важливий елемент правового життя будь-якої країни. В Україні держава делегувала нотаріату велику частину функцій у сфері безспірної юрисдикції і далі розширює цей спектр повноважень.

У зв’язку із цифровізацією, нотаріальні послуги переходять в онлайн-формат та стають доступнішими для користувачів. Разом з тим зростає кількість загроз, пов’язаних з кібербезпекою та захистом даних.

Цифрова трансформація нотаріату – одна зі стратегічних цілей Мін’юсту. У 2021 році було розпочато експериментальний проєкт щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е-нотаріату, як жартома його ще називають самі розробники – "Єнот".

Ціль – цілісно "перенести" всю нотаріальну діяльність до електронного середовища та автоматизувати її. Це забезпечить оперативність вчинення нотаріальних дій, а також оптимізує адміністративне навантаження для нотаріусів та клієнтів.

Впродовж 2021–2024 років проведено значну роботу щодо розробки системи та створено юридичне підґрунтя для її функціонування не як експериментального проєкту, а на постійній основі. Зокрема, ухвалено постанову Кабінету міністрів України "Деякі питання функціонування Єдиної державної електронної системи е-нотаріату" від 29.12.2023 № 1406.

Цифровізацію нотаріату впроваджують і наші європейські партнери. Наприклад, у Литві діє eNotaras – електронна система, яка дозволяє громадянам та юридичним особам отримувати нотаріальні послуги онлайн. Для використання системи користувачам потрібен кваліфікований електронний підпис та можливість відеозв’язку з нотаріусом.

У Німеччині нотаріальні онлайн-дії здійснюються через офіційний портал Федеральної нотаріальної палати, що гарантує їх відповідність вимогам захисту та безпеки даних.

Такі зміни відкривають цілий спектр переваг як для громадянина, так і для самої нотаріальної спільноти. Електронні реєстри та автоматизовані системи дозволяють значно зменшити можливості для корупційних проявів.

Усі операції в реєстрах фіксуються і зберігаються в електронному вигляді, що зменшує вплив людського фактора та забезпечує прозорість процесу. Значно знижуються і витрати часу, як для громадян, так і для нотаріусів.

У перспективі нами також розглядається можливість віддаленого вчинення нотаріальних дій через відеозвʼязок, шляхом створення електронного нотаріального документа. Зараз це є особливо затребуваним для осіб, які проживають у віддалених регіонах, перебувають за кордоном або мають обмежений доступ до нотаріусів.

До прикладу, з 2023 року у Франції можна "дистанційно" укладати угоди про розлучення за взаємною згодою. А також – договори про винагороду, довіреності, попередні договори купівлі-продажу та фінансові рахунки. В Естонії підхід інший. Попри те, що всі нотаріальні дії там можна вчиняти віддалено, підтвердження шлюбу або розлучення потребує обов’язкової присутності.

Однією з найважливіших складових українського підходу є запровадження Електронного нотаріального архіву. Його створення відіграє важливу роль у збереженні та доступності критично важливої інформації під час війни.

По-перше, це збереження документів. Військові дії часто призводять до фізичного знищення архівів, що містять важливі правові файли, такі як спадкові справи, договори, заповіти тощо. Перенесення цих документів у цифрову форму дозволить захистити їх від втрати або пошкодження.

Для прикладу, з територій активних бойових дій було евакуйовано понад 60 тонн нотаріальних документів, а це приблизно 5-6 повністю завантажених КАМАЗів. Ці документи наразі впорядковуються та потребують оцифрування.

По-друге, це забезпечення безперервності роботи. Навіть у складних умовах війни нотаріуси можуть продовжувати працювати та вчиняти нотаріальні дії, використовуючи цифрові архіви та захищені електронні платформи. Це сприяє підтримці правового порядку та дотриманню прав громадян.

Також запровадження цифрових інструментів дозволяє використовувати сучасні методи шифрування та захисту даних, що знижує ризик несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації та запобігає незаконним маніпуляціям з документами та даними.

Хоча запровадження цифрових технологій суттєво спрощує та прискорює процеси, варто враховувати ризики, пов’язані з безпекою та конфіденційністю. Навіть попри те, що сучасні технології забезпечують високий рівень безпеки, хакерські атаки та витоки даних залишаються серйозними проблемами.

Цифровізація також підвищує залежність від технологій. У випадку збоїв у роботі програмного забезпечення, серверів або інших систем, частина нотаріальних дій є тимчасово недоступною.

Успіх цифрової трансформації нотаріату залежить від трьох ключових факторів: надійного захисту даних, рівного доступу до технологій для всіх громадян та ефективного механізму вирішення технічних і правових викликів.

Попри потенційні ризики, досвід інших країн свідчить: за умови чіткого регулювання та розвиненої цифрової інфраструктури, е-нотаріат стає потужним інструментом для модернізації нотаріальних послуг та посилення правової безпеки громадян.