Бізнес з міжнародними партнерами. До чого українським підприємцям треба бути готовими

Український ринок повільно відновлюється, проте в умовах війни залишається обмеженим. Вихід на нові маркети – логічна сходинка розвитку компаній. Водночас правила гри на міжнародних ринках відрізняються від українських, адже занадто різна бізнес-культура та середовище розвитку.

Жорсткі вимоги до конфіденційності

Первинний крок до бізнес-співпраці – Non-disclosure Agreement (NDA) або Confidential Agreement (CDA), тобто договір про нерозголошення. Без такої угоди неможливе підписання основного контракту про співпрацю з будь-якою міжнародною компанією і взагалі – просунутись в перемовинах від знайомства до практичної площини. Наявність підписаного документа дозволяє компаніям сформувати необхідний рівень довіри до обговорення сенситивних даних і убезпечитись від витоку комерційно-важливої інформації, що може стати доступною партнерам на будь-якому рівні співпраці.  В Україні практика підписання NDA лише набирає популярності. Більша частина малого і середнього бізнесу на ринку формують відносини з новими партнерами без підписання такого типу угод, базуючись на особистих відчуттях порядності контрагента.

Культура повільних рішень. Досягнення домовленості не означає швидке підписання договору

Укладання угоди з іноземною компанією від погодження співпраці до фактичного початку такої співпраці може тривати до двох років. Для українських компаній такий таймінг – незвичний. Адже в Україні нормою вважається підписання контрактів за декілька днів. Є кілька факторів, які впливають на швидкість ухвалення рішень в закордонних компаніях.

1. Багаторівнева структура погоджень. Кожен структурний підрозділ має оцінити документ на предмет можливості майбутнього виконання запропонованої угоди, погодити ті аспекти, що належать до сфери його відповідальності. І вже після оцінки надає свій фідбек з коментарями щодо угоди. Таким чином, фінальне рішення, зазвичай, не ухвалюється, доки кожен відповідний структурний підрозділ не погодить його виконання в рамках сфери своєї відповідальності.

Ключова відмінність від українського бізнесу в тому, що в Україні, як правило, спочатку ухвалюють рішення на рівні менеджменту, а потім адаптують під нього юридичну модель, процеси виробництва, логістику, маркетинг, управління якістю та роботу інших департаментів, що залучені до реалізації угоди. В українській бізнес-культурі, зазвичай, втілення рішення відбувається постфактум його ухвалення і інтегрується зверху вниз. 

2. Прагнення стабільності і закритість до змін. За кордоном не люблять змінювати підрядників. Якщо компанія розвинута, в неї вже сформоване коло партнерів і підрядників, які залучені до поточних процесів. Бажаючи зберегти стабільність, менеджмент міжнародних компаній, найімовірніше, спробує покращити умови чи розширити сферу співпраці з наявними партнерами, аніж змінювати звичні механізми і формувати відносини з новим постачальником.

3. Іноземні партнери комунікують і ухвалюють рішення повільніше. Навіть онлайн-зустрічі плануються за декілька тижнів. Комунікація, зазвичай, відбувається електронною поштою. Телефонні домовленості є рідкістю, як і звичні нам чати в месенджерах. Така вона – корпоративна ділова культура розвинутих країн. Проте листування електронною поштою створює юридичні наслідки, на відміну від месенджерів і телефонних розмов.

4. Ведення протоколів відеозустрічей і усних домовленостей. Юристи зі стажем розуміють, все що не записано, залишається словами, які не мають юридичної сили. Тож, класика корпоративної комунікації – прописувати протоколи усних домовленостей і погоджувати їх шляхом обміну електронними листами. Такі протоколи можуть мати і не повністю формалізований характер і бути у вигляді фоллоу апів (follow up) чи мінетсів (minutes), але вони є обовʼязковим аспектом офіційних комунікацій.

Особливо, коли коло учасників складається з людей різних національностей і рівня володіння мовою діалогу. В таких випадках питання банальних непорозумінь трапляється досить часто. Здається, що всі порозумілись, посміхнулись один одному, аж ні – через якийсь час на сцену виходить – місандестендінг. Ведення протоколів потребує багато часу, але є дуже ефективним інструментом для чіткого розуміння домовленостей всіма учасниками проєкту.

Комплаєнс-перевірки

Перевірки й аудити у свідомості більшості малого і середнього бізнесу це щось про державний контроль. Але в корпоративному секторі проводити аудит партнера на відповідність вимогам співпраці – це звична практика, а в деяких індустріях навіть – обовʼязок для ухвалення рішення щодо партнерства. Тож треба бути готовим до комплаєнс-перевірок – оцінки рівня готовності вашої компанії до партнерства та відповідності нормам і стандартам. Варто вивчити завчасно кваліфікаційні вимоги вашого потенційного партнера до співпраці. За результатами, провести внутрішній аудит своєї компанії на відповідність вимогам, щоб бути впевненим у власній готовності до співпраці і спроможності виконати вимоги.

До вимог комплаєнсу належить багато аспектів. Наприклад, юридична відповідність організаційної форми компанії, розміру компанії, штатної чисельності персоналу чи фінансової стабільності. Також варто бути готовим до аудиту систем управління якістю. Особливо якщо у вашій індустрії передбачаються галузеві стандарти якості, як то у харчовій, фармацевтичній, мілітарі, машинобудівельній та багатьох інших індустріях. Український бізнес до таких перевірок здебільшого ставиться як до формальності і не завжди готовий відкрито демонструвати партнерам всі аспекти діяльності підприємства.

Сертифікація в міжнародних органах

Довіра у світі до українських інституцій – на дуже низькому рівні. Тому якщо компанія планує виходити на міжнародні ринки – має бути готова до оцінки відповідності в міжнародно визнаних лабораторіях, органах сертифікації, валідації, акредитації тощо. Це тягне за собою відповідні фінансові інвестиції як у доопрацювання самих систем управління якістю з метою забезпечення виконання міжнародних норм, так і в процедури їх оцінки, де вартість послуг міжнародних органів є значно вищою, ніж в Україні.

Окрім цього, у світі є досить багато різних систем стандартизації, тож потрібно чітко розуміти вимоги саме тієї країни, з якою планується співпраця. Україна декларує прагнення повної відповідності стандартам ЄС і гармонізує локальні вимоги до європейських директив і регуляцій. Водночас, наприклад, для імпорту в США потрібно довести безпечність своєї продукції та її відповідність, хоч і схожим, але ж принципово іншим за формою вимогам.

Вимоги до системи корпоративного управління

В українських бізнесах, як правило, недостатньо розвинена система корпоративного управління. І часто всі важливі рішення ухвалює одна ключова людина. Але, якщо йдеться про формування високого рівня довіри, рішення не мають залежати від однієї людини. Якщо стратегічні рішення в вашій компанії ухвалюються колегіально і це закріплено статутними документами, рівень довіри з боку міжнародних партнерів буде значно вищим. Таким чином міжнародні компанії убезпечують себе від можливих імпульсивних кроків власника.

Інший аспект – зрозуміла для корпоративного рівня форма компанії. В Україні багато бізнесів оптимізують податки завдяки ФОПам, водночас такий підхід не входить в закордонну культуру підприємництва. Найімовірніше, іноземна компанія з високою обережністю буде партнеритись з бізнесом, збудованим на моделі оптимізації через ФОПів.