Если в офис пришли гости. Как себя вести при проверке компании

Несмотря на обещания дерегуляции, количество проверок контролирующих органов за последнее время только возросло. И тут остро встает вопрос, как себя вести персоналу во время различных масок-шоу и плановых проверок.

При подготовке к проверке важно иметь весь перечень необходимых кадровых документов: нормативные акты компании, приказы, табели учета рабочего времени, графики отпусков и т.д. И многие специалисты по кадровому делопроизводству с этим успешно справляются. В помощь кадровому деловоду имеется множество информативных материалов и различных шаблонов документов.

Читайте также - Днем с огнем: где искать и как удерживать хороших IT-специалистов

Но вот информации о том, как правильно подготовить персонал к предстоящей проверке, мало. И здесь встает вопрос: а кто же должен этим заниматься? Директор, HR-менеджер, начальники отделов или внешний бизнес-тренер? И как быть, если в компании работает не десять, двадцать, а тысяча и больше сотрудников? Разумеется, не всех их коснется проверка, но никто не может предположить, кого и когда она "найдет". Как проинструктировать всех о правилах поведения на период проверки? А что делать, если у вас на территории работают не только сотрудники, которые числятся в вашей компании, а еще и стафферы? Это люди, нанятые для оказания определенных услуг и юридически оформленные на стороннюю организацию, с которой у вас заключен контракт на предоставление персонала. В данной ситуации важно понимать, что нахождение в офисе компании физического лица, которое не оформлено как сотрудник этой организации, не свидетельствует о нарушении трудового законодательства и не приводит к штрафу в размере 96 000 грн.

Нахождение стаффера в офисе вашей компании вполне законно, если у вас есть подтверждающие документы: договор между вашей компанией и компанией - провайдером данной услуги. Дополнением к договору может стать заявка, где будут отражены данные о предоставляемом вам персонале.

Но не будем забывать, что проверяющие в ходе как плановой, так и внеплановой проверки имеют право не только знакомиться с документами. Им разрешено задавать любому из сотрудников вопросы, касающиеся их трудовой деятельности, и получать от них пояснения.

Читайте также - Каковы симптомы профессионального выгорания и как с ним бороться

Исходя из вышесказанного, следует правильно подготовить персонал, и для этого необходимо соблюдать определенные правила.

Во-первых, обязательно определите ответственного за проверки сотрудника. В его обязанности может входить как аналитика деятельности предприятия, информирование руководства о выявленных случаях, которые могут привести к внеплановой проверке, так и разработка инструкций, правил поведения сотрудников при проверках, обучение персонала и непосредственно ведение переговоров с проверяющими.

Во-вторых, научите ваших сотрудников, стафферов и всех тех, кто временно оказывает вам услуги на территории вашего офиса, незамедлительно сообщать руководителям о предстоящей проверке. И самое главное - не делиться ни с кем информацией о своей трудовой деятельности, которая в первую очередь касается размера заработной платы, должностных обязанностей, рабочего времени и дат выплаты аванса и заработной платы.

В-третьих, убедитесь, что проверяющий пришел именно к вам. Проверьте копию направления на проверку, служебное удостоверение инспектора. Подготовьте журнал регистрации проверок.

В направлении на проведение проверки должны обязательно указываться наименование органа государственного надзора (контроля), который осуществляет проверку; точное наименование вашего предприятия, его местонахождение; номер и дата приказа, где зафиксирована информация о данной проверке; перечень должностных лиц, участвующих в проведении проверки, с указанием их должности, фамилии, имени и отчества; даты начала и окончания проверки; тип проверки (плановая или внеплановая); основания для осуществления проверки; предмет проверки.

Читайте также - У руля поколение Y. Как миллениалы меняют подходы к бизнесу

Если в направлении вышеуказанных данных нет или они приведены с ошибкой, сообщите об этом руководителю, но не берите на себя ответственность за решение о недопуске к проверке инспектора. Помните, что штраф за недопуск инспектора по труду к проверке чрезвычайно высок - 320 000 грн. Поэтому внимательно взвесьте все за и против принятия решения о недопуске инспектора. Обсуждайте этот вопрос коллегиально: с привлечением юристов, высшего руководства компании, а также внешних консультантов.

В-четвертых, на период проверки обеспечьте инспектора рабочим местом. В законодательстве нет точного описания, какое именно рабочее место необходимо выделить проверяющему. Можете предоставить ему стол и стул, а можете отдельный кабинет с телефоном и офисной техникой. В каждом конкретном случае решение будет отличаться в силу специфики самой проверки и формы работы компании. Причем лучше подготовить место заранее и сообщить о нем коллективу, чтобы избежать лишних контактов сотрудников и проверяющих. Это позволит избежать лишних передвижений инспектора по вашей территории.

В-пятых, фиксируйте проведение проверки на видео. Также вы можете фиксировать каждое действие проверяющего на отдельном листке бумаги. При необходимости вы сможете приложить все эти данные к жалобе, если проверяющий вел себя некорректно или нарушал правила проведения проверок. Постарайтесь не спорить с проверяющими, ведите себя спокойно.

Читайте также - Пять фатальных заблуждений работодателя при подборе персонала

Шестая рекомендация - предоставляйте только те документы, которые проверяющий будет запрашивать. Поэтому требовать от вас предоставления приказа на прием ваших стафферов он не имеет права. Он может взять с вас лишь пояснения, на каком основании сотрудники находятся на территории вашего офиса, а основанием является договор между компаниями.

Седьмой совет - учтите, что проверяющий не имеет права изымать какие-либо оригиналы документов. Вы можете предоставить копии, но перед этим от проверяющего должен поступить письменный запрос. 

Еще один совет, восьмой: до начала проверки попросите проверяющих подписать соглашение о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну. В ходе проверки проверяющие, безусловно, будут иметь доступ к таким данным. Это нормативный документ компании, который обязывает не разглашать те данные, которые составляют ее коммерческую тайну.

Если к вам приходит плановая проверка, обязательно сделайте аудит всей документации, которая подлежит проверке. Это девятое правило при появлении в офисе незваных гостей из контролирующих органов или от силовиков. Аудит вы можете сделать самостоятельно, но будет лучше, если вы привлечете для этих целей стороннюю организацию, которая имеет опыт предоставления такого вида услуг.

Читайте также - Как побороть пост-отпускной синдром

Десятое правило: при возникновении в ходе проверки неоднозначного случая, который можно трактовать двояко, помните о том, что если норма закона или другого нормативно-правового акта допускает неоднозначную (множественную) трактовку, то такая норма трактуется в интересах предприятия.

И напоследок помните, что негативные эмоции по отношению к проверяющему препятствуют здравому мышлению, не дают возможности правильно отреагировать на ситуацию и принять решение. И в конечном итоге выльются компании в штрафы.

Ирина Шпак, руководитель группы аутсорсинговых проектов HR-провайдера Smart Solutions