Бизнес с международными партнерами. К чему украинским предпринимателям нужно быть готовыми

Украинский рынок медленно восстанавливается, однако в условиях войны остается ограниченным. Выход на новые маркеты – логическая ступень развития компаний. В то же время, правила игры на международных рынках отличаются от украинских, ведь слишком разная бизнес-культура и среда развития.

Жесткие требования к конфиденциальности

Первичный шаг к бизнес-сотрудничеству – Non-disclosure Agreement (NDA) или Confidential Agreement (CDA), то есть договор о неразглашении. Без такого соглашения невозможно подписание основного контракта о сотрудничестве с любой международной компанией и вообще продвинуться в переговорах от знакомства к практической плоскости. Наличие подписанного документа позволяет компаниям сформировать необходимый уровень доверия к обсуждению сенситивных данных и уберечься от утечки коммерчески важной информации, что может стать доступной партнерам на любом уровне сотрудничества. В Украине практика подписания NDA лишь набирает популярность. Большая часть малого и среднего бизнеса на рынке формируют отношения с новыми партнерами без подписания такого типа сделок, основываясь на личных ощущениях порядочности контрагента.

Культура медленных решений. Достижение договоренности не означает скорейшее подписание договора

Заключение соглашения с иностранной компанией от согласования сотрудничества до фактического начала такого сотрудничества может занять до двух лет. Для украинских компаний такой тайминг – необычный. Ведь в Украине нормой считается заключение контрактов за несколько дней. Есть несколько факторов, влияющих на быстроту принятия решений в зарубежных компаниях.

1. Многоуровневая структура согласований. Каждое структурное подразделение должно оценить документ на предмет возможности будущего выполнения предложенного соглашения, согласовать те аспекты, которые относятся к сфере его ответственности. И уже после оценки предоставляет свой фидбек с комментариями по соглашению. Таким образом, финальное решение обычно не принимается, пока каждое соответствующее структурное подразделение не согласует его выполнение в рамках сферы своей ответственности.

Ключевое отличие от украинского бизнеса в том, что в Украине, как правило, сначала принимают решение на уровне менеджмента, а затем адаптируют под него юридическую модель, процессы производства, логистику, маркетинг, управление качеством и работу других департаментов, привлеченных к реализации соглашения. В украинской бизнес-культуре обычно воплощение решения происходит постфактум его принятия и интегрируется сверху вниз.

2. Стремление к стабильности и закрытости к изменениям. За границей не любят менять подрядчиков. Если компания развита, у нее уже сформирован круг партнеров и подрядчиков, вовлеченных в текущие процессы. Желая сохранить стабильность, менеджмент международных компаний, скорее всего, попытается улучшить условия или расширить сферу сотрудничества с существующими партнерами, чем изменять привычные механизмы и формировать отношения с новым поставщиком.

3. Иностранные партнеры коммуницируют и принимают решения медленнее. Даже онлайн-встречи планируются через несколько недель. Коммуникация обычно происходит по электронной почте. Телефонные договоренности – редкость, как и привычные нам чаты в мессенджерах. Такова она – корпоративная деловая культура развитых стран. Однако переписка по электронной почте создает юридические последствия, в отличие от мессенджеров и телефонных разговоров.

4. Ведение протоколов видеовстреч и устных договоренностей. Юристы со стажем понимают, что все не записанное, остается словами, не имеющими юридической силы. Классика корпоративной коммуникации – прописывать протоколы устных договоренностей и согласовывать их путем обмена электронными письмами. Такие протоколы могут носить и не полностью формализованный характер и быть в виде фоллоу апов (follow up) или минетсов (minutes), но они являются обязательным аспектом официальных коммуникаций.

Особенно, когда круг участников состоит из людей разных национальностей и уровня владения языком диалога. В таких случаях вопрос банальных недоразумений встречается довольно часто. Кажется, что все нашли общий язык, улыбнулись друг другу, и нет – через некоторое время на сцену выходит – мисандестендинг. Ведение протоколов требует много времени, но это – очень эффективный инструмент для четкого понимания договоренностей всеми участниками проекта.

Комплаенс-проверки

Проверки и аудиты в сознании большинства малого и среднего бизнеса – это что-то о государственном контроле. Но в корпоративном секторе проводить аудит партнера на соответствие требованиям сотрудничества – это привычная практика, а в некоторых индустриях, даже – обязанность для принятия решения относительно партнерства. Поэтому надо быть готовым к комплаенс-проверкам – оценке уровня готовности вашей компании к партнерству и соответствию нормам и стандартам.  Следует изучить заранее квалификационные требования вашего потенциального партнера к сотрудничеству. По результатам провести внутренний аудит своей компании на соответствие требованиям, чтобы быть уверенным в собственной готовности к сотрудничеству и способности выполнить требования.

К требованиям комплаенса отнесены многие аспекты. Например, юридическое соответствие организационной формы компании, размера компании, штатной численности персонала или финансовой стабильности. Также следует быть готовым к аудиту систем управления качеством. Особенно если в вашей индустрии предусматриваются отраслевые стандарты качества, как в пищевой, фармацевтической, милитари, машиностроительной и многих других индустриях. Украинский бизнес к таким проверкам в основном относится как к формальности и не всегда готов открыто демонстрировать партнерам все аспекты деятельности предприятия.

Сертификация в международных органах

Доверие в мире к украинским институтам – на очень низком уровне. Поэтому если компания планирует выходить на международные рынки – должна быть готова к оценке соответствия в международно признанных лабораториях, органах сертификации, валидации, аккредитации и т.д. Это влечет за собой соответствующие финансовые инвестиции как в доработку самих систем управления качеством с целью обеспечения выполнения международных норм, так и процедуры их оценки, где стоимость услуг международных органов значительно выше, чем в Украине.

Кроме этого, в мире достаточно много различных систем стандартизации, поэтому нужно четко понимать требования именно той страны, с которой планируется сотрудничество. Украина декларирует стремление полного соответствия стандартам ЕС и гармонизирует локальные требования к европейским директивам и регуляциям. В то же время, например, для импорта в США нужно доказать безопасность своей продукции и ее соответствие, хоть и схожим, но принципиально иным по форме требованиям.

Требования к системе корпоративного управления

В украинских бизнесах, как правило, недостаточно развита система корпоративного управления. И часто все важные решения принимает один ключевой человек. Но если речь идет о формировании высокого уровня доверия, решения не должны зависеть от одного человека. Если стратегические решения в вашей компании принимаются коллегиально и закреплены уставными документами, уровень доверия со стороны международных партнеров будет значительно выше. Таким образом, международные компании оберегают себя от возможных импульсивных шагов владельца.

Другой аспект – понятная для корпоративного уровня форма компании. В Украине многие бизнесы оптимизируют налоги за счет ФОП, в то же время такой подход не входит в зарубежную культуру предпринимательства. Вероятнее всего, иностранная компания с высокой осторожностью будет партнериться с бизнесом, построенным на модели оптимизации через ФОП.